Suivi bancaire et rapprochement

Septembre 2025 – Version 2.0

A. Objectif

Cette procédure a pour objectif d’enregistrer tous les mouvements bancaires dans Dolibarr et gérer le paiement des factures et dépenses.

Un rapprochement mensuel en binôme permet de sécuriser la fiabilité des opérations.

B. Rôles et responsabilités

TLM

Classe les dépenses dans Dolibarr, attribue le projet et la catégorie correspondante. Vérifie que toutes les dépenses sont bien enregistrées.

AA

Contrôle la cohérence des mouvements bancaires, gère les paiements, et effectue les rapprochements en binôme avec TLM.

GO

Supervise le suivi bancaire, valide les paiements et s’assure de la fiabilité des rapprochements mensuels.

C. Références / outils utilisés

Dolibarr – module "banque et caisse" : enregistrement, suivi et rapprochement des mouvements.
Fichier de rapprochement – pour assurer un suivi partagé et validé en binôme.
Relevés bancaires :
- Banque Populaire : Suivi des paiements clients
- Société Générale : Suivi des achats et des salaires
- Revolut : Suivi des achats par CB des collaborateur

D. Fréquence

Suivi quotidien (chaque matin) : connexion aux comptes, enregistrement des lignes dans Dolibarr Rapprochement bancaire mensuel : réalisé à deux personnes pour double validation

E. Étapes de la procédure

E.1. Suivi bancaire

1. Se connecter aux 3 comptes bancaires

Qui : AA • Outil / Support : Banques • Quand : Chaque matin

2. Relever toutes les lignes nouvelles

Qui : AA • Outil / Support : Banques

3. Vérifier que les factures sont bien enregistrées dans Dolibarr (voir procédure facturation), les créer le cas échéant. Pour les factures non reçues (exemple ORANGE / SANEF : factures reçues après le prélèvement), les créer et identifier ces factures pour rattachement ultérieur. Les factures à rattacher sont identifiables dans Dolibarr par le fait que le nombre de fichiers joints est à « 1 » tant qu’un justificatif n’a pas été rattaché.

Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr

4. Vérifier la cohérence montant / pièce

Qui : AA • Outil / Support : Comptes fournisseurs / Mail • Quand : En parallèle

5. Saisir le règlement dans Dolibarr : entrer la date de paiement, le montant réglé, la banque utilisée pour règlement, puis valider le paiement

Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr

6. Réaliser un rapprochement bancaire mensuel en binôme

Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr

E. Étapes de la procédure

E.2. Rapprochement bancaire

1. Télécharger les relevés bancaires du mois précédent

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr • Quand : Fin de mois

2. Vérifier la cohérence entre le solde final Dolibarr et le relevé bancaire

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr / Relevé Revolut

3. Vérifier dans le module "rapprochement", saisir la référence (ex : 202508) et filtrer les écritures entre la fin du mois précédent (ex : 29/07/2025) et le début du mois en cours (ex : 29/09/2025)

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr

4. Pointer les lignes correspondantes (crédits et débits)

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr

5. Identifier les écarts éventuels (double saisie, oubli, différence de montant)

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr / Relevé Revolut

6. Corriger les anomalies détectées ou les signaler à GO

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Slack / Réunion mensuelle

7. Valider le rapprochement dans Dolibarr une fois toutes les écritures pointées

Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr • Quand : Fin de mois

F. Bonnes pratiques / Points de vigilance

Les mouvements bancaires doivent être enregistrés dans Dolibarr le jour même ou le lendemain au plus tard.
Le rapprochement mensuel doit être réalisé systématiquement en binôme pour garantir la fiabilité des données.
Toute anomalie (mouvement non identifié, facture manquante, écart de montant) doit être signalée immédiatement à GO.
Le fichier de rapprochement mensuel doit être archivé après validation dans le dossier partagé.