Gestion des congés / RTT et absences

Septembre 2025 – Version 1.0

A. Objectif

Définir les règles et étapes à suivre pour la gestion, validation et suivi des congés / RTT.

B. Rôles et responsabilités

TLM

Pointer les congés / RTT dans Dolibarr, envoyer la demande par Outlook, prévenir en réunion hebdo et déclarer un arrêt si besoin.

AA

Mettre à jour le fichier planification, assurer la cohérence entre mails et Dolibarr, préparer la paie avec les données validées.

GO

Valider ou refuser les demandes de congés, consulter le planning pour gérer la charge de travail.

C. Références / outils utilisés

Dolibarr – module GRH (suivi du temps) : pointage du temps et suivi des absences.
Fichier de planification : suivi du planning global et évaluation de la charge.
Mail : demandes de congés par mail et mise à jour de l’agenda avec le statut “Absent”.

D. Fréquence

Suivi continu des plannings et demandes.

Un point hebdomadaire est effectué en réunion d’équipe pour anticiper les absences.

En fin de mois, vérification des congés réellement pris pour assurer la cohérence avant paie.

E. Étapes de la procédure

Cette section détaille les étapes à suivre pour la gestion des congés, RTT et absences, ainsi que pour les arrêts maladie.

E.1 Congés / RTT

1. Envoyer son planning de la semaine à l’AA par Slack

Qui : TLM •

Outil : Slack • Quand : Début de semaine

2. Intégrer les plannings hebdos dans le fichier de planification

Qui : AA •

Outil : Fichier planif • Quand : ASAP

3. À la fin de chaque mois, envoyer un mail avec les congés réellement pris (objet : CP/RTT mois/année)

Qui : TLM •

Outil : Mail • Quand : Fin de mois

4. Prévenir lors de la réunion hebdomadaire en cas de changement ou nouveau congé

Qui : TLM •

Outil : Réunion hebdo • Quand : Chaque semaine

5. Valider ou refuser les nouvelles demandes

Qui : GO •

Outil : Mail / Planif • Quand : ASAP

6. Consulter le planning pour gérer la charge de travail

Qui : GO•

Outil : Fichier planification • Quand : Début de semaine

7. Vérifier la cohérence entre mails, planning et Dolibarr

Qui : AA • Outil : Outlook • Quand : Fin de mois

8. Transmettre les congés au service social et préparer la paie

Qui : AA •

Outil : Dossier partagé • Quand : Fin de mois

E.2 Arrêt maladie

1. Transmettre l’arrêt maladie à l’AA (délai légal 24h)

Qui : TLM •

Outil : Mail • Quand : Sous 24h

2. Envoi à Sylvie

Qui : AA •

Outil : Mail • Quand : ASAP

3. Mettre à jour le fichier planification

Qui : AA •

Outil : Planif • Quand : ASAP

4. Anticiper les délais de livraison / transfert de missions vers d’autres collaborateurs le cas échéant

Qui : GO •

Outil : Réunion hebdo • Quand : Chaque semaine

F. Bonnes pratiques / Points de vigilance

Les congés/RTT sont pris en bonne intelligence en fonction de la charge de travail et de la disponibilité d’autres membres de l’équipe pour relayer les éventuels besoins ; .
Informer sans délai toute modification ou annulation de congé afin d’ajuster la gestion des ressources ;
Conserver une traçabilité des échanges relatifs aux congés pour faciliter le suivi et la gestion ;
Merci de remonter idéalement avant le 25 du mois le récap de vos congés/RTT à l’AA pour ne pas retarder le règlement des salaires.