F. Bonnes pratiques / Points de vigilance
- Les montants sont indiqués hors taxes ;
- l'orthographe vérifiée ;
- Date présente en fin de document et sommaire cliquable.
Propositions commerciales
Novembre 2025 – Version XX
A. Objectif
Cette procédure a pour objectif de permettre la création la validation et l’envoi des propositions commerciales de manière structurée et cohérente.
B. Rôles et responsabilités
TLM
Sans objet.
AA
Prépare et envoie les propositions
GO
Demande et envoie les propositions
C. Références / outils utilisés
Tout matériel ou outil nécessaire selon le besoin.
Excel• Box •Word •Dolibarr •Mail
D. Fréquence
À chaque nouvelle demande prospect ou client
E. Étapes de la procédure
E1. Dolibarr
1. Réception de la demande prospect ou client
Qui : GO • Outil / Support : Mail • Quand : À la demande
2. Dans le module "Commerce", cliquer sur "Nouvelle proposition"
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
3. Renseigner les informations générales : Client (Si prospect non créé se référer à la gestion des tiers); date de proposition; mode de règlement: virement et rattacher au projet puis créer le brouillon
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
4. Saisir la description, la TVA, le montant HT et la quantité si nécessaires puis cliquer sur ajouter
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
5. Valider la proposition un numéro de proposition est automatiquement généré
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
6. Générer le document PDF et envoyer la proposition au client
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr/Mail
E. Étapes de la procédure
E2. Word
1. À chaque nouveau client ou à la demande du CDP, créer une propositions commerciale sous Word
Qui : AA • Outil / Support : Box • Quand : À la demande
2. Vérifier que le dossier client existe dans Box (cf. gestion des tiers)
Qui : AA • Outil / Support : Box
3. Aller dans Box > 0-Trames > 0_Trames mission > Offre et sélectionner la trame de propostion adaptée
Qui : AA • Outil / Support : Box
4. Enregistrer le document dans le dossier "Commercial" du projet
Nommer le fichier avec PRXXXX-XXXX_Client_Projet
Qui : AA • Outil / Support : Word-Box
5. Dans la proposition renseigner l'adresse, le logo, le numéro de proposition et le nom de l'offre ainsi que la date aux emplacements dédiés.
Pour le chiffrage utiliser si nécessaire le fichier Excel présent dans le dossiers des trames.
Qui : AA • Outil / Support : Word-Box