Gestion facturation client
Novembre 2025 – Version XX
A. Objectif
Cette procédure a pour objectif de définir la méthodologie de création, validation et envoie des factures clients dans Dolibarr
B. Rôles et responsabilités
.Sans objet
Crée les factures dans Dolibarr et envoyer aux clients
Fait le point de suivi des factures en fin de mois avec l’AA pour l’envoi et le suivi des paiements.
C. Références / outils utilisés
- Dolibarr
- Banque
D. Fréquence
Utilisation au besoin.
E. Étapes de la procédure
1. À partir de la commande client, créer la facture dans Dolibarr
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
2. Renseigner :date de facturation, conditions de règlement (issues du BDC client)
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
3. Ajouter : note privée (adresse de facturation) et note publique (infos facturation, solde…)
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
4. Duplication d’une facture si nécessaire : conserver référence et notes
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
5. Vérifier que toutes les informations sont correctes : montant, TVA, référence client, pièces jointes si besoin
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
6. Envoyer la facture au client après validation GO ou CDP
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
7. Suivi du paiement : mettre à jour le statut de la facture (Payée / Impayée)
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : ASAP
E. Étapes de la procédure
E.2. Facturation au temps passé
1. Demander à l’équipe si tout le monde a bien pointé son temps sur les projets du mois.
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Slack • Quand : Fin de mois
2. Dans Dolibarr, ouvrir le module projets et lister tous les CTT (ex: : CTT_CLIENTANNEE )
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr
3. Pour chaque CTT, aller dans "Temps consommé, sélectionner les lignes et générer une facture
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr
4. Pointer les lignes correspondantes (crédits et débits)
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr
5. Identifier les écarts éventuels (double saisie, oubli, différence de montant)
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr / Relevé Revolut
6. Corriger les anomalies détectées ou les signaler à GO
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Slack / Réunion mensuelle
7. Valider le rapprochement dans Dolibarr une fois toutes les écritures pointées
Qui : AA / TLM • Outil / Support : Dolibarr • Quand : Fin de mois
F. Bonnes pratiques / Points de vigilance
- Pour les factures dupliquées, vérifier que la référence et les notes sont correctes ;
- Envoi de la facture : pour certains clients, l’envoi se fait sur un site dédié. Bien vérifier les informations avant envoi ;
- Vérifier les informations clients : il peut y avoir plusieurs numéros de TVA ou entités à facturer. Les informations se trouvent dans le tiers (notes et fichiers joints) .