Factures fournisseurs et règlements

Exprime le besoin d'achat, demande les devis auprès des fournisseurs et transmets, les éléments nécessaires à la commande.

Vérifie les informations transmises, passe les commandes auprès des fournisseurs et prépare les paiements.

Vérifie la conformité des factures et valide les paiements fournisseurs sur l'espace bancaire.

1. Expression du besoin

Le collaborateur identifie un besoin d'achat et effectue une demande de devis auprès d'un ou plusieurs fournisseurs. 

Qui : TLM  •  Outil / Support : Mail  •  Quand : //

2.  Validation du besoin 

Le devis est validé en interne avant transmission à l'assistant 

Qui : AA  •  Outil / Support : Mail

3. Vérification du fournisseur (tiers)

À reception du devis, vérifier si le fournisseur existe dans Dolibarr. 
Si non, procéder à sa création (Cf.Gestion des tiers/contacts)

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr

4. Création et saisie des information de la commande 

Créer une commande fournisseur depuis la fiche tiers dans Dolibarr.

Renseigner les éléments de la commande :

• référence fournisseur (issue du devis)
• conditions de règlement
• mode de règlement
• rattachement au projet concerné

Cliquer sur créer le brouillon

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr / Mail  •  Quand : Lors de la création de la commande

5. Ajout des lignes de commande et validation

Ajouter une ou plusieurs lignes de commande : 

• sélectionner service ou produit
• renseigner la description (reprendre les éléments du devis)
• saisir le montant
• cliquer sur Ajouter

Une fois les lignes complétées :

• cliquer sur Valider puis Approuver
• dans la page suivante, cliquer sur Passer commande
• renseigner la date et la méthode de commande
• cliquer de nouveau sur Passer commande

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr

6. Envoi de la commande au fournisseur

Télécharger le bon de commande au format PDF depuis dolibarr et l'envoyer au fournisseur par mail, en mettant en copie le chef de projet et le gérant

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr  •  Quand : après validation de la commande

1. Reception de la facture sur fournisseurs@tilda.fr

Vérifier la conformité entre la facture et la commande (montant, éléments, conditions). 

Qui : AA  •  Outil / Support : Mail  •  Quand : À réception 

2.  Saisie de la facture 

Depuis l’onglet de la commande fournisseur dans Dolibarr, cliquer sur “Créer une facture”.
⚠️ SI aucune commande fournisseur n’existe, créer directement la facture fournisseur dans Dolibarr depuis le module “tiers-fournisseurs”.

Renseigner les éléments suivants :

• la référence de la facture fournisseur
• la date de facturation
• les conditions de règlement
• le compte bancaire de paiement

Puis :

• créer le brouillon
• joindre la facture fournisseur en pièce jointe
• cliquer sur Valider

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr 

3. Préparation du paiement (virement)

Sur le compte bancaire dédié, vérifier si le fournisseur (tiers) existe.
Si non, enregistrer son RIB.

Puis :

• créer le virement
• renseigner la date de paiement
• saisir le montant
• indiquer en référence le numéro de facture fournisseur

Enfin, informer le gérant par mail ou Slack afin de lui demander la validation du paiement.

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr   •  Quand : Avant échéance de paiements

4. Enregistrement du paiement 

Les paiements  sont vérifiés quotidiennement sur le compte bancaire.

Pour chaque paiement effectué :

• accéder à la facture fournisseur correspondante dans Dolibarr
• cliquer sur “Saisir le règlement”
• renseigner la date de paiement
• le mode de règlement 
• le compte bancaire
• saisir le montant réglé
• valider l’enregistrement

Qui : AA  •  Outil / Support : Dolibarr /Espace bancaire  •  Quand : Quotidiennement