Gestion des tiers / contacts

Octobre 2025 – Version xx

A. Objectif

Enregistrer et maintenir à jour les données prospects, clients et fournisseurs pour avoir un suivi commercial et administratif.

TLM

Donne les informations prospects/clients

AA

Enregistre les informations prospects/clients

GO

Sans objet.

ASAP

E1. Dolibarr

1. Réception des informations

Le GO ou TLM reçoit une demande et transmet par mail les infos du client ou prospect : nom, coordonnées.

Qui : GO:TLM • Outil / Support : Mail-Slack

2. Création du tiers dans Dolibarr

Renseigner le nom, le type (prospect ou client), l’adresse, les contacts, le numéro de TVA, et logo

Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr

3. Mise à jour au fil de l’eau

À chaque nouvelle info reçue par mail, mettre à jour la fiche tiers. Compléter les coordonnées et les fichiers joint

Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr

E2. Box.com

1. À chaque nouveau client ou à la demande du CDP, créer un tiers dans Box

Qui : AA • Outil / Support : Box • Quand : À la demande

2. Créer les tiers dans le dans le dossier "Missions" les clients sont classés par ordre alphabétique

Qui : AA • Outil / Support : Box

3. Suivre l'arborescence suivante :

Box > Missions > A-D > Nom du client > Projet / Mission

Qui : AA • Outil / Support : Box

4.Créer les sous-dossiers suivants :

Qui : AA • Outil / Support : Box

Attention aux adresses incomplètes : elles génèrent des erreurs sur les factures.
Vérifier que le numéro de TVA est valide