Gestion note de frais
Novembre 2025 – Version XX
A. Objectif
Cette procédure a pour objectif de cadrer la gestion des notes de frais et de garantir une saisie correcte des dépenses et des remboursements.
Les justificatifs (captures d’écran, photos de tickets de caisse) doivent être envoyés à l’adresse ndf@tilda.fr
B. Rôles et responsabilités
Effectue les dépenses et transmet les justificatifs
Contrôle, saisi et classe les dépenses
Valide et contrôle les dépenses
D. Fréquence
ASAP
E. Étapes de la procédure
1. À chaque dépense, récupérer un justificatif avec TVA
Qui : TLM • Outil / Support : Fournisseur • Quand : ASAP
2. Envoyer le justificatif à l’admin en précisant le projet auquel les frais sont liés
Qui : TLM • Outil / Support : Mail • Quand : 24 à 48 h
Pour les frais kilométriques, lors du premier envoi, une photo de la carte grise est obligatoire.
Pour les trajets suivants, une capture d’écran du trajet est requise, avec la justification des frais associés.E. Étapes de la procédure
1. À réception des trajets par mail ouvrir Dolibarr module GRH puis liste et sélectionner le collaborateur concerné.
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
2. Demander au collaborateur la création de la note de frais pour le mois concerné
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
3. Renseigner la ligne de frais date du trajet, le projet, le type et la description.
Mettre la TVA à 0.
Dans montant TTC selon le barème kilométrique distance jusqu’à 5 000km prendre la puissance du véhicule la carte grise.
Dans quantité indiquer le nombre de km.
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
4. Téléverser le justificatif cliquer sur ajouter la ligne puis répéter pour chaque trajet.
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
5. Une fois toutes les lignes saisies faire valider la note par le collaborateur puis l’envoyer pour approbation au gérant.
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr
6. Reporter le paiement des frais kilométriques en M+1 dans le tableau de paie transmis au service social.
Qui : AA • Outil / Support : Dolibarr • Quand : Fin de mois
F. Bonnes pratiques / Points de vigilances
- Justificatif clair et complet obligatoire;
- Projet correctement renseigné;
- Barème kilométrique et puissance véhicule exacts;
- TVA à 0 et paiement en M+1 vérifiés.
G. Liste des fournisseurs NDF
- Frais déplacements pour : EFFIA, TCL, PARKING
- Frais restaurants;
- Frais hôtels ;
- Frais Fournitures;